Sometoimiston valinta – kriteerejä hyvälle markkinointikumppanille

Onko Facebook-sivusi hiljainen kuin talviyö Kangasalla, ja mainoksesi kaipaavat uutta kipinää? Ehkä haluat vain keskittyä yritystoimintaasi, etkä vääntää somepäivityksiä ja mainoskampanjoita yömyöhään.

Mietitkö sometoimiston palkkaamista avuksi?

Minulla on huono, mutta samalla hyvä uutinen. En tee työkseni somemarkkinointia, joten en myy sinulle somepalveluita. Kirjoitan muusta syystä.

Teen hakukoneoptimointiin liittyviä avainsanatutkimuksia pienyrittäjille. Samalla tulemme usein pohtineeksi sosiaalisen median roolia. Pohdinnat johtavat helposti sometoimistoihin. Niitä on puhjennut markkinointikentälle kuin sieniä sateella. Millä kriteereillä toimistojen ja freelancereiden joukosta kannattaa valita kumppani omalle yritykselle.

Siinä kysymys. Tätä asiaa lähden nyt purkamaan, asiasta kiinnostuneita asiakkaitani varten, ja omia ajatuksianikin jäsennelläkseni.

Ensin omat kotiläksyt: Määrittele nämä 4 asiaa

Ennen kuin kirjoitat ensimmäistäkään viestiä potentiaaliselle sometoimistolle, määrittele perusasiat kotipesän puolella valmiiksi. Seuraavat neljä ovat niistä tärkeimpiä.

1. Mieti mahdollisimman tarkasti, mihin tarvitset sometoimistoa

Mieti liiketoimintasi tasolla, mitä haluat ylipäätään saavuttaa sosiaalisen median markkinoinnilla.

Seuraavaksi mieti, miksi tarvitset sosiaalisen median toimistoa. Mitä tehtäviä haluat heidän hoitavan?

Haluatko heidän ottavan vastuun sosiaalisen median tilien, kuten Facebook-sivun tai Facebook-mainostilin hallinnasta, tai muusta maksetusta mainonnasta, säännöllisestä sisällön luomisesta sosiaalisen median kanaviin, kommenttien ja palautteiden hallinnasta ja niihin vastaamisesta, tai jostain muusta? Onko sinulla tiettyjä kanavia, jotka koet erityisen tärkeiksi: Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn tai muita?

Haluatko, että some-toimisto auttaa sinua toteuttamaan jo olemassa olevaa some-strategiaa, vai haluatko, että he laativat sinulle sellaisen? Haluatko tehdä asiat itse ja saada toimistolta vain konsultaatiota ja neuvoja siitä, minkälaista sisältöä julkaista ja milloin on paras aika tehdä se, mitkä sosiaalisen median alustat sopivat parhaiten liiketoiminnallesi ja miten sosiaalisen median työkaluja käytetään tehokkaasti.

Kun olet yhteydessä toimistoihin, anna heille lista liiketoiminnallisista some-tavoitteistasi ja niiden tukemiseksi tarvitsemistasi palveluista. Kommunikoi selkeästi odotuksesi ja kysy, miten toimisto voi auttaa sinua täyttämään ne.

2. Määritä keskeiset suorituskykymittarisi

Mieti, miten arvioit yrityksesi sosiaalisen median markkinoinnin onnistumista eli mitkä ovat sen tärkeimmät suorituskykymittarit.

Suorituskykymittarit voivat liittyä esimerkiksi myyntiin (kuinka paljon tuotteita on myyty), asiakaspalveluun (kuinka nopeasti asiakaspalvelupyynnöt käsitellään), markkinointiin (kuinka monta uutta liidiä tai seuraajaa sosiaalisen median kanavissa on saatu) tai mihin tahansa muuhun liiketoiminnan osa-alueeseen, jonka suoritusta halutaan mitata ja kehittää. Mieti, mitkä ovat näistä tärkeimpiä.

Se, että ymmärrät keskeiset suorituskykymittarisi on elintärkeää kommunikoidaksesi tavoitteesi ja odotuksesi potentiaaliselle sosiaalisen median toimistolle. Jos et käsittele näitä toimiston kanssa varhaisessa vaiheessa, sometoimisto ei välttämättä lähde tavoittelemaan juuri sinulle tärkeitä asioita, mikä voi myöhemmin johtaa ongelmiin niin tuloksissa kuin kommunikoinnissa.

3. Arvioi, mitä voit tehdä itse

Ennen kuin otat yhteyttä toimistoon, arvioi nykyiset sosiaalisen median markkinointivalmiutesi. Osaatko itse suunnitella ja toteuttaa sisältöjä kuten tekstiä, grafiikkaa tai videoita? Onko sinulla aikaa lisääntyvälle työmäärälle?

Harkitse myös, miten hyväksyntäprosessi toimii toimiston kanssa. Haluatko, että toimisto hyväksyttää sinulla kaikki toimenpiteet ja materiaalit, vai annatko heille vapaat kädet tehdä julkaisuja tai esimerkiksi ajaa mainoskampanjoita itse laatimillaan mainosteksteillä. Tavoite on määritellä, missä laajuudessa ja valtuuksilla haluat toimiston jatkossa toimivan.

4. Määritä budjettisi

Optimaalisen budjetin määrittely somemarkkinoinnille voi olla haastavaa. Toimistojen hinnat ja hinnoittelukäytännöt vaihtelevat. Osalla on kiinteä kuukausihinta, toisilla tuntiperusteinen hinnoittelu, osa voi sitoa palkkionsa saavutettuihin tuloksiin. Tässä auttaa kuitenkin omien tavoitteiden ja suorituskykymittarien määrittely.

Aloita miettimällä, paljonko olet valmis sijoittamaan somemarkkinointiin kuukausitasolla. Kustannukset voivat vaihdella sadoista euroista tuhansiin riippuen työmäärästä ja toimiston asiantuntemuksesta. Suhteuta budjettisi tavoittelemaasi tuottoon - voit esimerkiksi asettaa tavoitteeksi 50 euron tuoton jokaista sijoittamaasi 20 euroa kohden, tai jotain muuta omalle alallesi järkevää. Usein kannattaa aloittaa varovaisella budjetilla, jota voi myöhemmin skaalata ylöspäin, mikäli toimisto täyttää liiketoiminnalliset tuotto-odotukset.

Kun kerrot tavoitteesi avoimesti toimistolle, he osaavat arvioida onko tavoitteen saavuttaminen realistista heidän palvelutarjoomallaan. Muista kuitenkin, että halvin hinta ei aina ole paras vaihtoehto, kuten ei kalleinkaan. Sen sijaan, että tinkisit laadusta, etsi kumppani joka tarjoaa vastinetta rahoillesi budjettisi puitteissa.

Millainen on hyvä sometoimisto - 10 tärkeää kriteeriä

Kun etsit sosiaalisen median markkinointitoimistoa hoitamaan sosiaalisen median kanaviasi, ota huomioon ainakin seuraavia tekijöitä.

1. Toimisto tarjoaa räätälöityä palvelua

Kun etsit sopivaa toimistoa liiketoimintasi tueksi, yritä löytää kumppani, joka ymmärtää yrityksesi uniikit tarpeet ja tavoitteet. Vältä toimistoja, jotka tarjoavat yleispätevää lähestymistapaa kaikille asiakkailleen, sillä tämä ei todennäköisesti johda parhaisiin tuloksiin. Sen sijaan etsi toimisto, joka on valmis räätälöimään prosessinsa ja työtapansa juuri sinun yrityksesi tarpeisiin sopiviksi. Hyvä toimisto pyrkii helpottamaan sekä sinun että mahdollisen tiimisi työskentelyä.

Tässä asiassa toimiston koko on huomionarvoinen seikka. Yksittäiset freelancerit ja pienet tiimit pystyvät usein tarjoamaan henkilökohtaisempaa palvelua, mikä voi olla arvokasta tiiviissä yhteistyössä. Toisaalta yhden henkilön yritykset voivat olla riskialttiita esimerkiksi sairastumisten tai kommunikaatio-ongelmien vuoksi.

Ihanteellinen kumppani on siis sellainen, joka yhdistää sinulle sopivan palvelun, joustavan yhteistyön ja riittävät resurssit laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi. Kun löydät toimiston, joka aidosti paneutuu yrityksesi tilanteeseen ja tavoitteisiin, olet jo hyvällä tiellä kohti onnistunutta yhteistyötä.

2. Toimisto ymmärtää tai haluaa oppia tuntemaan toimialaasi

Arvioi toimiston ymmärrystä toimialastasi, sen sijaan että arvioisit pelkästään toimiston aiempien asiakkaiden yhteismäärää. Ihanteellisessa tilanteessa toimistolla on jo kokemusta samalta tai samankaltaiselta toimialalta. Se ei kuitenkaan ole välttämätöntä. Tärkeämpää on toimiston valmius perehtyä alaasi ja oppia ymmärtämään sen erityispiirteet.

Hyvä toimisto osoittaa aitoa kiinnostusta liiketoimintaasi kohtaan ja pyrkii ymmärtämään tavoitteesi. Tämä näkyy siinä, miten syvällisesti he perehtyvät liiketoimintamalliisi. Toimiston esittämät kysymykset ja kommentit kertovat paljon heidän osaamisestaan ja sitoutumisestaan. Hyvä kumppani haluaa ymmärtää liiketoimintasi haasteet ja mahdollisuudet perinpohjaisesti. Jos toimisto on liian innokas myymään palveluitaan ilman kunnollista perehtymistä yritykseesi, se on selvä varoitusmerkki.

Avoimen keskustelunkautta voit arvioida toimiston valmiuksia vastata tarpeisiisi. Jaa heille mahdollisimman paljon tietoa nykyisistä ja aiemmista markkinointitoimenpiteistäsi tuloksineen. Ammattitaitoinen toimisto pystyy tämän pohjalta määrittelemään kohderyhmäsi tarkasti analysoimalla nykyisiä asiakkaitasi ja kilpailijoitasi.

3. Mittaustulokset (data) ohjaavat toimiston tekemistä

Toimiston tulee olla data-ohjautuva, jotta se voi tehdä perusteltuja ja vakuuttavia ratkaisuja ja seurata toimintansa tehokkuutta. Mittarit, kuten konversioiden määrä, klikkausten määrä, klikkaussuhde (CTR), liikenne, relevanssi, tavoitettavuus ja demografiset tiedot, ovat olennaisia sosiaalisen median toiminnan suorituskyvyn ymmärtämiseksi.

Facebook ja muut sosiaalisen median kanavat mahdollistavat erittäin tarkan ja yksityiskohtaisen datankeruun, mikä voidaan valjastaa hyödyksi kampanjoiden optimoinnissa. Sometoimistolla pitää olla valmiudet ja tahtoa hyödyntää dataa kampanjoiden suunnittelussa ja optimoinnissa, jotta päätökset voidaan perustella empiirisesti eivätkä pohjaudu mutu-tuntuun tai muuhun taikauskoon.

4. Toimisto viestii avoimesti ja vastaa nopeasti

Onnistuneen yhteistyön kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että viestintä toimiston ja sinun välillä on avointa ja sujuvaa. Ennen toimiston palkkaamista selvitä, kuinka usein ja millä tavoin toimisto aikoo kertoa edistymisestä, tavoitteista ja suunnitelmista. Sovi säännöllisistä raporteista ja palavereista etukäteen.

Ammattimainen toimisto pyrkii ennakoimaan ja ehkäisemään virheitä mahdollisuuksien mukaan. Ongelmien ilmetessä toimiston kuuluu informoida sinua asiasta, myöntää avoimesti virheet ja mahdolliset strategiset harha-askeleet (joita väistämättä tulee alun kokeilu- ja oppimisvaiheessa) ja ehdottaa ratkaisuja seuraaviksi askeliksi.

Toimiston saavutettavuus on avainasemassa. Jo pelkästään ensikontaktin perusteella voit arvioida, kuinka helposti toimistoon saa yhteyden jatkossa. Nopeat vastaukset yhteydenottoihin ja tiedusteluihin kertovat sinulle toimiston sitoutumisesta asiakaspalveluun.

Lisäksi sinun on hyvä tiedustella, minkä tasoista tukea toimisto pystyy tarjoamaan yhteistyön aikana. Näin saat realistisen käsityksen siitä, millaista apua ja neuvontaa voi odottaa saavasi toimistolta projektin edetessä. Kun keskustelet avoimesti odotuksista ja toimintatavoista, luot pohjan sujuvalle yhteistyölle.

5. Toimistolla on esittää tuloksia muille tekemistään töistä

Tunnistat kyvykkään sometoimiston siitä, että se pystyy esittämään sinulle konkreettisia esimerkkejä menestyksekkäistä projekteista, joiden parissa se on työskennellyt.

Esimerkit voivat sisältää tietoa käytetyistä sisällöistä, hyödynnetyistä sosiaalisen median kanavista sekä sijoitetun pääoman tuotosta. Salassapitosopimusten vuoksi toimistot eivät välttämättä voi paljastaa kaikkia yksityiskohtia, mutta niiden pitäisi silti pystyä jakamaan joitakin havainnollistavia esimerkkejä.

Suhtaudu varauksella toimistoon, joka lupaa liikoja. Kokeneet alan toimijat osaavat asettaa realistisia odotuksia.

6. Monipuolinen osaajien joukko on toimiston vahvuus

Sometoimiston vahvuus on monipuolinen tiimi eri alojen asiantuntijoita. Näihin kuuluu niin copywritereitä, graafisia suunnittelijoita, hakukoneoptimoinnin asiantuntijoita, teknistä IT-tukea kuin esimerkiksi analytiikan osaajia, jotka seuraavat kampanjoiden tuloksia. Asiakasyhteyshenkilön rooli on toimia välittäjänä sinun ja toimiston eri asiantuntijoiden välillä varmistaen asioiden eteneminen suunnitellusti.

On myös tärkeää, että sinulla ja toimistolla on yhteisymmärrys töiden ulkoistamisesta. Monet toimistot ulkoistavat osan työstään, mikä sinänsä ei ole ongelma. On kuitenkin olennaista tietää, kuka kantaa vastuun ulkoistetuista työstä. Avoimeen viestintään kuuluu osaltaan se, että toimisto ei salaa, mitkä tehtävät hoidetaan toimiston sisällä ja mitkä on ulkoistettu muille tahoille. Toimiston tulee varmistaa ulkoistettujen töiden, esimerkiksi freelance-kirjoittajien tuottaman sisällön laatu ennen julkaisua sekä huolehtia asianmukaisista sopimuksista, kuten salassapitosopimuksista (NDA), kolmansien osapuolten kanssa.

7. Toimistosta huokuu luovuus

Sometoimiston yksi valtti on luovuus. Hyvä toimisto pystyy kehittämään brändille sopivia ja innovatiivisia kampanjoita eri sosiaalisen median alustoille. Luovuus voi näkyä monenlaisena sisältönä, kuten videoina, mainosgrafiikkana, myyvänä tekstinä, orgaanisena sisältönä tai uusien tekniikoiden hyödyntämisenä. Olennaista on, että toimisto osaa tehdä oikeita luovia ratkaisuja oikeaan aikaan tavoittaakseen halutun kohderyhmän.

Intohimo ja luovuus ovat avainasemassa onnistuneessa sosiaalisen median markkinoinnissa, ja tämä heijastuu myös toimiston tuottamaan sisältöön. Hyvällä toimistolla on loistavia, tuoreita ideoita ja se pyrkii aktiivisesti erottamaan brändisi kilpailijoista. Se, että olet itsekin omasta brändistäsi innotunut, on tietysti ratkaisevan tärkeää hedelmällisen yhteistyön kannalta.

8. Toimisto osaa hyödyntää AI-teknologioita

Sosiaalisen median markkinoinnin maisema kehittyy jatkuvasti, ja pystyäkseen tarjoamaan sinulle kilpailukykyistä palvelua, sometoimiston on hallittava tekoälyteknologioiden (AI) hyödyntäminen.

Sisällöntuoannon osalta AI tarjoaa monia etuja, jotka auttavat tuottamaan korkealaatuista, kiinnostavaa ja henkilökohtaisesti räätälöityä sisältöä mittakaavassa. AI:n yksi vahvuus piilee sen kyvyssä räätälöidä sisältöä tarkasti käyttäjien kiinnostuksen kohteiden, tarpeiden ja toiveiden mukaan.

AI kannustaa myös luovaan kokeiluun sisällöntuotannossa. Sen avulla voidaan nopeasti tuottaa ja testata erilaisia sisältöformaatteja ja -tyylejä, mikä on linjassa kokeilevuuden ja data-ohjautuvuuden periaatteiden kanssa.

9. Toimiston hinnat ja budjettisi sopivat yhteen

Kun valitset sosiaalisen median markkinointitoimistoa, hinta on tärkeä tekijä. Älä kuitenkaan anna sen olle ainoa vaikuttava asia. Kallein vaihtoehto ei ole automaattisesti paras. Kuten ei halvinkaan.

Pidä mielessä sijoitetun pääoman tuotto. Ajattele markkinointia investointina, ei pelkkänä kuluna. Markkinoinnin tulisi tuottaa huomattavasti enemmän kuin mitä sen kulut ovat. Yritä löytää toimisto, jonka hinnat mahtuvat budjettiisi ja joka osoittaa aidosti olevansa kiinnostunut liiketoimintasi tavoitteista, brändisi tyylistä ja toimialasi erityispiirteistä. Tämä johtaa todennäköisesti parempaan sijoitetun pääoman tuottoon.

Voit myös aivan vapaasti kysyä toimistolta, miten he perustelevat hintansa. Niihin voi vaikuttaa moni asia, joilla kaikilla ei ole välttämättä sinulle merkitystä, kuten palveluiden laatu, toimiston kokemus, maine ja jopa sijainti. Arvioi, vastaako pyydetty hinta sitä arvoa, jota olet saamassa.

Jos toimiston hinnat ovat poikkeuksellisen halpoja ja se lupaa kuuta taivaalta, tämä on varoitussignaali. Naurettavan alhaiset hinnat voivat viitata siihen, että työvaiheita ulkoistetaan maihin, joissa työvoima on halpaa, tai että työntekijöiden työn ja elämän tasapaino on epäterveellä pohjalla, mitkä voivat aiheuttaa riskejä vakaalle laadulle ja jatkuvuudelle.

Pyydä tarjouksia useilta markkinointitoimistoilta ja vertaile niitä tarjottujen palveluiden ja niiden arvon, ei pelkästään hintojen, perusteella. Jos budjettisi on ehdottman tiukka, kysy ehdokkailta, mitä palveluja he voivat tarjota kyseisellä budjetilla. Näin voit valita toimiston, joka auttaa sinua maksimoimaan budjettisi mahdollisimman hyvin.

10. Tarjotun sopimuksen irtisanomisaika on kohtuullinen

Kohtuulliset ja molempien kannalta reilut sopimusehdot hyödyttävät sekä asiakasta että toimistoa. Lyhyet sopimukset mahdollistavat sen, että voit tarvittaessa etsiä toisen yhteistyökumppanin, jos nykyinen toimisto ei vastaa odotuksiasi. Tämä kannustaa toimistoa tekemään parhaansa, sillä he tietävät, että sinulla on vapaus vaihtaa palveluntarjoajaa.

Toisaalta, liian lyhyet sopimukset ja äkkipikaiset ratkaisut varsinkin yhteistyön alkumetreillä voivat olla epätarkoituksenmukaisa. On hyvä tiedostaa, että sosiaalisen median markkinoinnin käynnistäminen ja tulosten vakiinnuttaminen, varsinkin jos lähdetään liikkeelle tyhjästä, vie oman aikansa.

Pari ensimmäistä kuukautta on hyvä rauhoittaa kohderyhmän dynamiikkaan ja toimialan erikoisuuksiin tutustumista varten. Tällöin kokeillaan eri asioita, kohdennuksia, somekanavia, ajoitusta, sisältöjä, mainosbudjetteja ja muita onnistumisen avaimia. Kokeilemalla ennakkoluulottomasti eri asioita saadaan kerättyä arvokasta dataa ja mittaustuloksia, jotka jatkossa mahdollistavat markkinointiponnistusten optimoinnin empiirisen tiedon eikä mutu-tuntuman tai muun taikauskon perusteella. Samalla pitää hyväksyä, että osa kokeiluista toimii paremmin ja osa huonommin, ja tästä syystä tulokset voivat alkuaikoina vaihdella voimakkaastikin päivästä ja viikosta toiseen.

Jotta alkuvaihe saadaan vietyä kunnialla läpi, mahdollinen sopimusmalli on esimerkiksi aloittaa 3 kuukauden määräaikaisella sopimuksella, joka sitten jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 1 tai 2 kuukauden irtisanomisajalla. Näin voit rauhassa arvioida toimiston suoritusta alkujakson aikana ja sen jälkeen päättää, haluatko jatkaa yhteistyötä. Samalla toimistolla on selkeä käsitys sopimusehdoista ja kannustin tehdä parhaansa asiakassuhteen jatkumiseksi.